¿Cómo habilitarse para ser facturador electrónico? Apréndalo en un DIAN x 3 - DIAN

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

1. Obligados a facturar electrónicamente:
   • Contribuyentes responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
   • Contribuyentes responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
   • Grandes contribuyentes designados por la DIAN.
   • Personas naturales o jurídicas que realicen actividades económicas gravadas con IVA o INC.
   • Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).
   • Entidades que, aunque no están obligadas, decidan voluntariamente adoptar este modelo.
   • Otros obligados por resolución específica de la DIAN.
2. Excepciones:
   • Algunos pequeños contribuyentes del Régimen Subsistir pueden estar exentos.
   • Las personas naturales cuyas actividades no superen ciertos umbrales establecidos por la DIAN (por ejemplo, ingresos anuales mínimos).

Formas de facturar electrónicamente en Colombia

La DIAN ha habilitado varias opciones para que los contribuyentes puedan implementar la facturación electrónica de acuerdo con sus recursos y necesidades:

1. Software gratuito de la DIAN

• ¿Qué es?: Una herramienta proporcionada sin costo por la DIAN para pequeñas empresas y contribuyentes que manejan volúmenes bajos de facturación.
• Ventajas:
  • Es gratuito.
  • Ideal para pequeños negocios o personas naturales con pocos clientes.
• Desventajas:
  • Limitado en funcionalidades.
  • Puede ser lento si necesitas emitir muchas facturas.

2. Software propio

• ¿Qué es?: Una solución personalizada desarrollada internamente por la empresa para emitir facturas electrónicas.
• Ventajas:
  • Total control sobre el sistema.
  • Adaptado a las necesidades específicas del negocio.
• Desventajas:
  • Requiere inversión en desarrollo y mantenimiento.
  • Necesita certificación y pruebas con la DIAN.

3. Proveedor tecnológico autorizado

• ¿Qué es?: Empresas certificadas por la DIAN que ofrecen servicios de facturación electrónica.
• Ventajas:
  • Funcionalidades avanzadas (integración con inventarios, informes, etc.).
  • Soporte técnico especializado.
  • Cumplimiento garantizado con la normativa.
• Desventajas:
  • Puede ser costoso dependiendo del volumen de facturación.
  • Dependencia de un tercero.

4. Servicios de terceros a través de la nube

• ¿Qué es?: Plataformas en línea que ofrecen servicios de facturación electrónica sin necesidad de instalar software local.
• Ventajas:
  • Acceso desde cualquier lugar con conexión a Internet.
  • Escalabilidad según las necesidades.
• Desventajas:
  • Puede tener costos recurrentes.
  • Requiere conexión estable a Internet.

5. Facturación electrónica desde un sistema ERP

• ¿Qué es?: Algunos sistemas de gestión empresarial (ERP) tienen módulos de facturación electrónica integrados.
• Ventajas:
  • Permite centralizar procesos administrativos.
  • Ideal para empresas medianas y grandes.
• Desventajas:
  • Costo elevado de implementación y mantenimiento.
  • Dependencia del proveedor de ERP.

Pasos comunes para implementar la facturación electrónica

1. Habilitación en el sistema de facturación electrónica de la DIAN:
   • Regístrate en el portal de la DIAN y selecciona la modalidad de facturación.
   • Realiza pruebas de habilitación.
2. Escoge la forma de facturación que más se ajuste a tu negocio.
   • Considera factores como costos, volumen de facturación y funcionalidades requeridas.
3. Cumplimiento normativo:
   • Asegúrate de emitir facturas con el contenido exigido por la DIAN, como los datos del emisor, receptor, fecha, descripción del bien o servicio, y valores totales.